Ratgeber: KI und Automatisierung im Büro
Artikel zu KI und Automatisierung. Was im Büro trägt, was es kostet und wo die Grenzen liegen.
EntscheidungshilfenNeue Bürokraft oder Automatisierung: was sich für Ihre Hausverwaltung rechnetEine neue Stelle im Verwaltungsbüro oder ein automatisierter Ablauf? Was beides kostet, was es abnimmt und wann sich welches lohnt.Entscheidungshilfencasavi wechseln oder ergänzen? Eine Entscheidungshilfe für HausverwaltungenBevor Sie das Mieterportal wechseln: was casavi selbst abdeckt, wo Lücken im Büro bleiben und wie Sie sie über die Schnittstelle schließen.EntscheidungshilfenAgentur oder Einzelperson: wer Ihre Automatisierung bauen sollteAgentur oder einzelner Spezialist für n8n und KI-Abläufe: worin sie sich bei Preis, Vertretung und Wartung unterscheiden und was Sie vertraglich regeln.DSGVO & DatenschutzLexware MCP: Claude mit Lexware Office verbindenLexware MCP verbindet Claude mit Lexware Office: Kontakte, Belege und Rechnungsentwürfe per Sprache. Was es kann, wo die Grenzen liegen, was du absicherst.Customer SupportKI in der Immobilienverwaltung: 5 echte AnwendungsfälleFünf konkrete KI-Anwendungsfälle für die Immobilienverwaltung, von Mängelmeldung bis Angebotserstellung, mit dem, was sich davon wirklich automatisieren lässt.Customer SupportKI in der Hausverwaltung: Warum so wenige starten62 Prozent der Hausverwaltungen sind überlastet, 46 Prozent lehnen Anfragen ab. Trotzdem digitalisieren die wenigsten. Die Gründe laut VDIV 2026.VergleicheKI-Agent Kosten 2026: 199 bis 8.000 € im VergleichKI-Agenten kosten am Markt 199 bis 8.000 € im Monat, je nach Preismodell. Festpreis pro Prozess ist oft günstiger als Lizenz pro Nutzer.VergleicheBetreuter KI-Agent oder eigene Softwareentwicklung?Ein betreuter KI-Agent kostet Festpreis, live in 14 Tagen. Individuelle Softwareentwicklung kostet Tagessätze und lohnt sich erst beim echten Sonderfall.Customer SupportWie lange dauert ein KI-Automatisierungsprojekt?Der erste Prozess läuft nach 14 Tagen, die volle Einführung dauert zwei bis sechs Wochen. Woran die Dauer tatsächlich hängt und was ein Projekt verzögert.VergleicheAlternative zu Zapier für deutsche KMUZapier ist schnell eingerichtet, wird bei Volumen aber teuer und verarbeitet in den USA. Make, n8n und Power Automate sind die gängigen Alternativen.Customer SupportKI-Mitarbeiter, digitaler Mitarbeiter oder KI-Agent?KI-Mitarbeiter ist 2026 der am stärksten wachsende Suchbegriff rund um KI-Automatisierung. Was dahintersteckt, und wann Self-Service reicht oder mehr nötig ist.Customer Supportn8n-Workflow-Beispiele für Support und Vertrieb, mit echten ErgebnissenZehn n8n-Workflows aus echten Projekten, keine erfundenen Zahlen: von E-Mail-zu-Ticket über Lead-Qualifizierung bis Angebotsnachfassung. Was jeder Workflow übernimmt und wo die Grenze zum reinen Tool liegt.SalesCRM-Dubletten erkennen: Dublettenprüfung automatisierenBei 5.000 Kontakten sind 400 bis 750 Dubletten normal. Wie ein laufender Dubletten-Check sie erkennt, zusammenführt und die Datenbasis dauerhaft sauber hält, statt einmal im Jahr aufzuräumen.DSGVO & DatenschutzEU AI Act 2026: Was für KI im Kundenservice und Vertrieb jetzt giltSeit August 2026 gelten die meisten Pflichten des EU AI Act. Für KI-Agenten in Support und Vertrieb zählt vor allem die Kennzeichnungspflicht nach Art. 50, keine Rechtsberatung, aber die Grundlagen für den Mittelstand.DSGVO & Datenschutzn8n DSGVO-konform betreiben: Was der Mittelstand wissen mussn8n ist DSGVO-freundlich, aber nicht automatisch DSGVO-konform. Serverstandort, AVV mit jedem angebundenen Dienst, Datensparsamkeit und Löschkonzept: was für einen sauberen Betrieb in Deutschland wirklich nötig ist.DSGVO & DatenschutzKaltakquise B2B: Was ist in Deutschland erlaubt? (UWG, DSGVO)B2B-Kaltakquise ist in Deutschland enger erlaubt als viele denken: mutmaßliche Einwilligung nach §7 UWG, DSGVO-Informationspflicht und was bei E-Mail und LinkedIn zusätzlich gilt. Keine Rechtsberatung, aber die Grundlagen.Customer SupportWissenstransfer im Mittelstand: Was passiert, wenn dein erfahrenster Mitarbeiter in Rente gehtMit jedem Mitarbeiter in Rente geht oft unausgesprochenes Erfahrungswissen verloren. Wie KI-Agenten es vorher sichern und danach nutzbar halten.Customer SupportWarum Mieter oft eine Woche auf Antwort warten, und was gute Verwaltungen anders machenZu viele Objekte pro Mitarbeiter, tausende Mails im Jahr: Warum Antwortzeiten in der Hausverwaltung strukturell entstehen, und was dagegen hilft.Customer SupportWarum die meisten KI-Kundenservice-Bots nerven, und wie es besser gehtDer Frust über KI im Kundenservice ist berechtigt. Er richtet sich gegen schlechte Umsetzung, nicht gegen die Technologie selbst.Customer SupportAb wie vielen Mitarbeitern lohnt sich KI-Automatisierung?Meist erst ab etwa 20 Mitarbeitern. Darunter zählen andere Hebel mehr: klare Prozesse, einfache Tools, eine zusätzliche Stelle.VergleicheKI-Agentur auswählen: 7 Fragen, die Mittelständler vorher stellen solltenDie Nachfrage nach KI-Agenturen ist stark gestiegen, die Qualität nicht. Sieben Fragen, die seriöse von unseriösen Anbietern trennen.Customer SupportWas kostet KI-Automatisierung? Preise im deutschen Mittelstand 2026Marktpreise für KI-Automatisierung: 500 bis 3.000 € je Workflow, 8.000 bis 30.000 € je Projekt. Plus die Rechnung, ab wann es sich trägt.Customer SupportKI-Telefon-Agent in Deutschland: Was er kann und was nichtEin KI-Telefon-Agent nimmt Anrufe an, qualifiziert und dokumentiert. Was heute realistisch ist, wo Grenzen liegen und was DSGVO fordert.SalesLeads automatisch qualifizieren und scoren: Anleitung für KMUWie du eingehende Leads automatisch bewertest und priorisierst, damit dein Vertrieb nur noch mit kaufbereiten Kontakten spricht.Vergleichen8n vs. Zapier vs. Make: Was passt dem Mittelstand?Zapier ist am schnellsten eingerichtet, Make am günstigsten bei Volumen, n8n als einziges selbst hostbar. Der Unterschied entscheidet sich an drei Fragen: Abrechnungsmodell, Datenverarbeitung und wer das Ding danach pflegt.Customer SupportTickets automatisch taggen und priorisierenDie Zeit im Support geht nicht beim Antworten verloren, sondern beim Sortieren. Wie automatische Kategorisierung funktioniert, worauf es bei den Kriterien ankommt und wo die Grenze liegt.