casavi wechseln oder ergänzen? Eine Entscheidungshilfe für Hausverwaltungen

Wann ein Wechsel sinnvoll ist

Es gibt gute Gründe, das Portal zu wechseln:

• Der Vertrag läuft aus, und die Konditionen passen nicht mehr zu Ihrem Bestand.
• Eine Funktion fehlt, die Sie täglich brauchen, und sie steht auch beim Hersteller nicht an.
• Ihr Verwaltungsprogramm wechselt, und die Anbindung passt nicht mehr.
• Ihr Team arbeitet mit dem Portal nicht gern, und Schulung hat daran nichts geändert.

Trifft einer dieser Punkte zu, lohnt ein Vergleich mehrerer Anbieter. Trifft keiner zu, lohnt vorher die Frage, ob die Lücke in casavi liegt oder zwischen casavi und den anderen Programmen im Büro.

Was casavi laut eigener Website abdeckt

Quelle: casavi.com/de, abgerufen am 7. November 2026.

casavi beschreibt sich als „Die KI-Plattform für Ihr Immobilienmanagement“ und nennt laut eigener Angabe „2.200+ Kunden“ und „3,8 Mio+ verwaltete Einheiten“. Für die KI nennt casavi drei Module: Answer „Nimmt Anrufe entgegen und übergibt den Vorgang.“ Assist „Fasst Vorgänge zusammen, recherchiert den relevanten Kontext und beantwortet Anfragen.“ Automate „Übernimmt wiederkehrende Abläufe: Zuordnen, weiterleiten, beauftragen.“ Zum Verwaltungsprogramm schreibt casavi: „casavi ergänzt Ihr ERP-System optimal. Für alle gängigen ERP-Systeme gibt es Schnittstellen.“

Wo im Büro trotzdem Handarbeit bleiben kann

Kein Portal deckt jede Routine eines Büros ab, das gilt für jeden Anbieter. Typische Stellen, an denen in Verwaltungsbüros Handarbeit bleibt:

• Ein Sammelpostfach, aus dem jemand Mails von Hand einem Objekt und einem Vorgang zuordnet.
• Angebote, Aufträge und Schreiben, die außerhalb des Portals in Word oder Excel entstehen.
• Der Abgleich zwischen Portal, Verwaltungsprogramm und Buchhaltung.

Ob das bei Ihnen so ist und ob casavis eigene Module es schon abdecken, klären Sie am besten mit casavi selbst und mit einem Blick auf eine normale Woche in Ihrem Büro.

Ergänzen über die Schnittstelle: was die Dokumentation erlaubt

casavi veröffentlicht die Dokumentation der casavi manager API (Version 2.18.0) unter api.mycasavi.com. Den Zugang vergibt casavi: „You need an API key & a secret (supplied by your casavi customer service)“. Alle Daten gehören laut Dokumentation zu genau einem Kundenkonto.

Quelle: casavi manager API 2.18.0, abgerufen am 7. November 2026. Was davon für Ihr Konto freigeschaltet ist und ob Kosten anfallen, steht dort nicht. Das klären Sie mit casavi.

Die Dokumentation nennt selbst Anwendungsfälle wie Stammdaten importieren, Vorgänge abgleichen und „connect another workflow management system to the ticket system“.

Schema So könnte ein ergänzender Ablauf über diese Schnittstelle aussehen:

1. Im Sammelpostfach geht eine Mail ein.
2. Der Ablauf liest sie, erkennt Objekt und Kontakt und legt in casavi einen Vorgang an.
3. Er schreibt einen Antwortentwurf als Kommentar an den Vorgang.
4. Ihr Team prüft im gewohnten casavi und gibt frei. Ohne Freigabe geht nichts raus.

Das ist eine Skizze aus der Dokumentation, kein laufender Kundenfall. Wie ein solcher Ablauf in einer Verwaltung tatsächlich läuft, zeigt der Fall BlueSky, dort mit anderen Programmen.

Wechsel oder Ergänzung: was jeweils anfällt

Zahlen für einen Wechsel nenne ich hier nicht. Sie hängen vom Anbieter, vom Datenbestand und vom Vertrag ab.

Wenn Sie trotzdem vergleichen

Andere Mieterportale und Verwaltungsprogramme finden Sie in Software-Verzeichnissen. Für den Vergleich helfen ein paar Prüffragen, gleich bei welchem Anbieter:

• Welche Funktion fehlt Ihnen heute konkret, und hat der neue Anbieter sie schon oder erst geplant?
• Gibt es eine fertige Anbindung an Ihr Verwaltungsprogramm?
• Gibt es eine offene, dokumentierte Schnittstelle?
• Wie kommen Ihre Daten hinein und, falls nötig, wieder heraus?
• Wo stehen die Server, und bekommen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Was sich in einer Verwaltung sonst automatisieren lässt, steht auf der Seite Hausverwaltung automatisieren.