Hausverwaltung in Frankfurt, Mitglied im VDIV Hessen, KundeAngebote automatisch erstellen: 30 Sekunden nach Eingang liegt der Entwurf bereit
Angebote automatisch erstellen bei BlueSky Estate Management: 16 liegengebliebene Anfragen hatten nach zwei Tagen einen Entwurf. Gesendet wird von Hand, nach Prüfung.
Laufzeit, von der Mail bis zum Entwurf
rund00:30
Die Mail ist da.
Kontakt und Objekt gelesen.
Preis aus der Staffel.
Angebot und Vertrag als PDF.
Passende Referenzen, Nachweis dazu.
Vorgang im CRM, ohne Duplikat.
Entwurf liegt im Postfach.
Laufzettel für ein Angebot
- Daten abtippen
- Preis nach Staffel rechnen
- Angebot und Vertrag zusammenstellen
- Referenzen und Versicherungsnachweis heraussuchen
- Vorgang im CRM anlegen
- Prüfen und senden: von Hand
Der ganze Weg, von der Mail bis zum Entwurf.
Foto: Karsten Ratzke, CC0, SymbolbildDie Ausgangslage.
Anfragen kamen aus einem Vermittlungsportal, einem Webformular und dem Info-Postfach. Jedes Angebot hieß: Daten abtippen, Preis nach Staffel rechnen, Angebot und Vertrag zusammenstellen, Referenzen und Versicherungsnachweis heraussuchen, den Vorgang im CRM anlegen. Das passierte neben dem Tagesgeschäft, und so sammelte sich ein Stapel.
Was ich gebaut habe.
Regeln festgelegt
Preisstaffel und die beiden Vertragsvarianten mit dem Geschäftsführer abgestimmt und als feste Regeln hinterlegt.
Postfach angebunden
Der Ablauf erkennt, ob eine Mail eine Anfrage oder eine Antwort ist, und liest Kontakt und Objektdaten aus Text und Anhang.
Unterlagen zusammengestellt
Angebot und Vertrag als PDF, dazu das zur Objektgröße passende Referenzportfolio und der Versicherungsnachweis. Kommt dieselbe Anfrage zweimal, entsteht kein zweiter Vorgang.
Freigabe bleibt im Haus
Alles landet als Entwurf im Postfach. Der Geschäftsführer prüft und sendet selbst.
Nachgezogen
Läufe ausgewertet, Fehler behoben, Änderungswünsche gebündelt. Seit dem 23.10. lief keine der folgenden 22 Ausführungen auf einen Fehler.
Was gemessen wurde.
Die ersten 16 Anfragen warteten im Median 21 Tage.
Der Ablauf nimmt sich den Stapel vor.
Nach zwei Tagen hatten alle einen Entwurf.
16 von 16 mit Entwurf
Ein Monat, 34 neue Läufe.
Viele kommen, wenn das Büro zu ist.
8 von 34 kamen abends oder am Wochenende.
Läufe vom 6. bis 31. Oktober 2026. Der Entwurf entsteht auch dann sofort.
Messung über alle Ausführungen vom 6. bis 31.10.2026. Bewusst ohne Angebotswert und Zahl der Abschlüsse: Die lassen sich noch nicht messen.
Nächster FallEine Wahrheit statt vier TabellenDamit Ihr Büro wieder zur Ruhe kommt.
- 30 Minuten, online, mit mir
- Danach wissen Sie, ob es sich lohnt
- Danach wissen Sie, wo Sie anfangen
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