Planungsbüro, früherer KundeKeine behördliche Nachforderung mehr übersehen
Nachforderungen landeten mit Frist im Kalender. Zusammenstellen und Versenden blieb beim Team.
Schreiben liegt im Stapel.
Niemand hat es gesehen.
Behörde meldet sich. Verfahren steht still.
Erfasst: Vorgang, Unterlage, Frist.
Erinnerung vor Ablauf.
Team stellt zusammen und versendet.
Frist gehalten.
Aus dem Posteingang auf den Fristenkalender.
Die Ausgangslage.
Im Genehmigungsverfahren fordern Behörden regelmäßig Unterlagen nach, verteilt über Schreiben, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten und über verschiedene Kanäle eintreffen. Jede Nachforderung hat eine eigene Frist. Übersehen wurde eine erst dann, wenn sich die Behörde von selbst meldete, und damit stand das Verfahren still.
Was ich gebaut habe.
Muster herausgearbeitet
Behördenpost gesichtet: Woran unterscheidet sich eine Nachforderung von einer reinen Statusmitteilung?
Posteingang angebunden
Jede Nachforderung wird erkannt und mit Vorgang, geforderter Unterlage und Frist erfasst.
Erinnerungen gestaffelt
Vor Ablauf der Frist, nicht erst danach.
Team bleibt zuständig
Zusammenstellen und Versenden macht weiter das Team.
Abgeschlossenes Projekt. Die Betreuung läuft nicht mehr. Name mit Freigabe des Kunden.
Nächster Fall30 Sekunden nach Eingang liegt das Angebot als Entwurf bereitDamit Ihr Büro wieder zur Ruhe kommt.
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